4. Arbejdet i forældrebestyrelsen
Det gode møde (forretningsorden)
Ikke alle har samme opfattelse af, hvad et godt bestyrelsesmøde er. Det kan derfor være en god idé at aftale nogle rammer for bestyrelsesmøderne i en forretningsorden. Hvis deltagerne ved, hvad de kan forvente af møderne, er der større chancer for, at man er tilfreds med mødet.
En forretningsorden angiver rammerne for det lokale bestyrelsesarbejde. Den kan eksempelvis indeholde beskrivelser af mødeaktivitet, forskellige roller og opgaver, årsplan, faste punkter på dagsordenen, procedure for udarbejdelse af dagsorden mm. Der kan eksempelvis tages stilling til nedenstående:
Mødeindkaldelse
- Hvem udsender dagsorden?
- Hvordan sendes dagsordenen ud?
- Minimumsdagsorden – faste punkter
- Hvordan får man punkter på dagsordenen?
Selve mødet
- Hvem leder mødet?
- Hvad er mødelederens opgave?
- Hvor holdes møderne?
- Hvad er start- og sluttidspunkt for møderne?
- Hvad gør man, hvis tidsrammen ikke kan holdes?
- Holdes der pause undervejs i mødet?
- Hvordan sikrer man, at alle deltager?
- Til hvem giver man afbud?
- Hvordan forholder man sig ved evt. afstemning?
Referat
- Hvem skriver referat?
- Hvornår udsendes referatet?
- Hvordan godkendes referatet?
Da områdelederen er sekretær for bestyrelsen, vil det som udgangspunkt være områdelederen, som udsender dagsorden og skriver samt udsender referat.
Som regel vil det være muligt at tage udgangspunkt i en tidligere forretningsorden, så beslutningen af rammerne for bestyrelsens arbejde kan gennemføres på det første møde i bestyrelsen. Se eventuelt eksempel på forretningsorden i bilag 1.
Kommunikation med de øvrige forældre
Bestyrelsen har en vigtig opgave i at være synlig over for de forældregrupper, de repræsenterer. Kommunikationen foregår som udgangspunkt via Aula, hvor forældrebestyrelsens medlemmer eksempelvis kan præsentere sig med tekst og foto, som eventuelt suppleres med opslag der, hvor forældrene normalt får informationer, når de henter og bringer børnene.
Forældrebestyrelsesarbejdet synliggøres først og fremmest ved at offentliggøre referater fra møderne.
Bestyrelsen kan med fordel udarbejde principper for organisering af det lokale forældresamarbejde. I den forbindelse kan følgende emner drøftes:
- Rammer for forældreindflydelse – hvad er de gensidige forventninger?
- Rammer for forældreinddragelse – hvordan tænker vi forældreressourcerne bragt i spil? Eksempelvis ved udflugter eller andre pædagogiske aktiviteter
- Rammer for det lokale forældresamarbejde - hvilken organisering ønsker vi i vores område? Skal vi etablere aktivitetsudvalg, forældreråd osv. i enhederne? Hvilke opgaver har eksempelvis et aktivitetsudvalg?
- Rammer for dialogen mellem bestyrelsen og det lokale forældresamarbejde – hvordan skal kommunikationen være mellem bestyrelse og eksempelvis et aktivitetsudvalg? Hvordan kommunikerer vi ud til de øvrige forældre?
Principperne kan med fordel lægges på Aula.
Som bestyrelsesmedlem kan det være vanskeligt at vurdere, hvad man skal gøre, hvis en anden forælder henvender sig med en klage over den enkelte enhed. En god hovedregel er at opfordre den pågældende forælder til at tage problemet op med enhedens daglige leder eller områdelederen/leder af dagplejen. Bestyrelsesmedlemmet kan eventuelt tilbyde at være med til at tale med ledelsen. Hvis bestyrelsesmedlemmet vurderer, at der er tale om et generelt problem, så bør bestyrelsesmedlemmet henvende sig til områdelederen og bringe det op på førstkommende bestyrelsesmøde.
Enhver forælder skal have mulighed for at henvende sig både skriftlig og mundtlig til bestyrelsen, men det er en god idé at opfordre til, at henvendelser sker skriftligt for at undgå misforståelser.
Tavshedspligt
Normalt kan bestyrelsesmedlemmerne fortælle enhver, hvilke sager der har været på dagsordenen, hvad der er besluttet, og hvad man selv har sagt, men man må aldrig referere, hvad de andre mødedeltagere har sagt eller stemt.
Medlemmer af forældrebestyrelser skal som udgangspunkt ikke beskæftige sig med enkeltpersoners private forhold, fortrolige oplysninger o.l., der er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt. Der kan alligevel opstå situationer, hvor forældrebestyrelsens medlemmer bliver bekendt med forhold, der indebærer, at tavshedspligten aktualiseres, fx i forbindelse med ansættelsessamtaler.
Forældrerepræsentanter i bestyrelsen er omfattet af de samme regler om tavshedspligt, som gælder for offentligt ansatte. Man har tavshedspligt, når der er tale om oplysninger, der efter loven er betegnet som fortrolige, eller det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde oplysningerne for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Der kan f.eks. være tale om enkeltpersoners interesse i, at oplysninger om deres personlige, herunder økonomiske, forhold beskyttes.
Det betyder, at man ikke må videregive oplysninger om privatlivets fred, personlige og følsomme oplysninger om personale, børn eller forældre, som man får kendskab til under arbejdet i forældrebestyrelsen. Som eksempel kan nævnes: Oplysninger om en persons religiøse, seksuelle, politiske, helbredsmæssige, økonomiske, familiemæssige, sociale eller strafbare forhold. Hvis der uberettiget videregives oplysninger, som man er blevet bekendt med via sit hverv i bestyrelsen, kan der være tale om brud på tavshedspligten. Dette kan være strafbart efter bekendtgørelse af straffeloven.
Tavshedspligten gælder også efter, man har forladt bestyrelsen.