Områdelederen/leder af dagplejen og bestyrelsesformanden aftaler dagsordenen.
Områdelederen/leder af dagplejen sender dagsorden ud til bestyrelsesmedlemmerne via mail senest fire hverdage før mødet. Hvis et medlem af bestyrelsen ønsker et punkt på dagsordenen, kan det ske ved at kontakte bestyrelsesformanden eller områdelederen.
Bestyrelsesmøderne holdes på skift i enhederne. Stedet fremgår af dagsordenen.
Bestyrelsesmøderne begynder kl. 19.00 og slutter kl. 21.30. Der holdes en kort pause halvvejs i mødet.
Hvis et medlem er forhindret i at deltage i mødet, gives besked til formanden i så god tid som muligt.
Ved afbud senest tre dage før mødet inviterer formanden den pågældende enheds suppleant.
Bestyrelsesformanden leder mødet. Mødelederens opgave er at sikre, at dagsordenen bliver fulgt og tidsrammen overholdt samtidig med, at mødet foregår i en god dialog. Hvis tiden skrider, skal mødelederen tage initiativ til at prioritere i dagsordenen eller stramme op på dialogen. Mødelederen sikrer, at konklusionerne opsummeres efter hvert punkt. Mødelederen kan eventuelt uddelegere nogle af opgaverne.
Alle møder indledes med en kort runde blandt deltagerne. Det tilstræbes, at mødeformen afveksles, så alle får gode muligheder for at deltage og for at skabe afveksling.
Områdelederen/leder af dagplejen medbringer en bærbar computer til referatskrivning. Blandt mødedeltagerne bliver der valgt en person, der fast tager referat.
Referatet læses op og godkendes inden mødets afslutning. Referatet udskrives og underskrives af deltagerne i umiddelbar forlængelse af mødet.